Når du skal igang med et projekt, er det vigtigt at have en plan, der illustrerer tidsplanen, men også klarlægger en fast struktur over projektets forløb – det gør et Gantt-kort. Ligeledes indeholder et Gantt-kort også et resume af projektet, således alle involverede personer nemt og effektivt kan blive sat ind i det hele. 

Hvad er et Gantt-kort?

Et Gantt-kort er et redskab, som bruges til at strukturere og planlægge projekter. Virksomheder kan bruge Gantt-kortet til styring af et projekt og kan ligeledes bruge det til at danne sig et overblik over de daglige arbejdsopgaver. 

Gantt-kortet indeholder både en tidsplan samt en oversigt over diverse aktiviteter og opgaver i et projekt. Gantt-kortet er altså en visuel plan over projektets forskellige faser hen over tid. De forskellige aktiviteter og tidsperioden, som de to ting strækker sig over, er illustreret i et horisontalt søjlediagram.

Hvordan ser et Gantt-kort ud?

Herunder er et eksempel på Gantt-Kortet illustreret. Dette eksempel er fra Microsoft’s Excel-skabelon, som gør det nemt og overskueligt at planlægge både kortsigtede og langsigtede projekter. Find skabelonen her.

I Gantt-kortet vil man typisk også illustrere milepæle i et projekt, således der holdes fokus på projektets vigtigste leverancer og deadlines. Milepæle er herudover effektive, når projektlederen skal kommunikere projektets forløb med alle involverede interessenter. 

Milepælene i Gantt-kortet illustreres som en lodret streg, der adskiller sig fra resten af projektets aktiviteter. Se et eksempel på, hvordan en milepæl ser ud i Gantt-kortet herunder:

Hvordan laver man et Gantt-kort?

Gantt-kortet giver dig som sagt et overblik over projektets forløb. Men før et Gantt kort kan udarbejdes, skal visse punkter undersøges og klarlægges:

• Hvilke aktiviteter skal udføres i løbet af projektet?
• Hvornår skal hver aktivitet starte og slutte?
• Hvor lang tid tager den enkelte aktivitet at udføre?
• Hvem skal udføre den enkelte aktivitet, og hvem har ansvaret? 
• Hvordan er aktiviteterne afhængige af hinanden?
• Hvilke ressourcer og kolleger skal tilføjes til projektet?
• Hvornår er der milepæle i projektet? 
  • Dette kan være vigtige møder, godkendelser, deadlines og leverancer.

Brainstorm gerne ovenstående punkter med andre deltagere i projektet, således du får skrevet alle projektaktiviteterne ned. Planlæg dernæst aktiviteterne omhyggeligt, samt rækkefølgen de skal udføres i. Hvis en projektaktivitet er afhængig af en anden, skal aktiviteten ikke igangsættes, før de andre aktiviteter, som den er afhængig af, er færdiggjort. 

Projektlederen skal ligeledes udregne, hvor mange timer og medarbejdere som skal bruges på hver opgave. Herefter skal projektets ressourcer – medarbejdere, medarbejdertimer og budget – taktisk fordeles ud på de forskellige aktiviteter og opgaver.

Når dit Gantt-kort er kortlagt kan du se, hvordan opgaverne og deadlines hænger sammen på kryds og tværs. Dette giver mulighed for at identificere problemer inden projektets start. Hvis problemer opstår i løbet af projektet. kan Gantt-kortet alligevel gøre det nemmere at se, hvor der kan rokeres rundt for at løse de enkelte problemer. 

Hvornår bør du bruge et Gantt-kort?

Det er oplagt at bruge et Gantt-kort til at håndtere alle projekter, som har en plan. 

Hvis nogle af nedenstående punkter passer på dit projekt, så er det relevant at bruge et Gantt kort:

• Der er en deadline på dit projekt.
• Der er mange mennesker eller hold, der er involveret i projektet, og det hele skal derfor koordineres.
• En af projektets interessenter vil gerne se en visuel tidslinje over projektet.
• Projektet er komplekst og opgaverne er afhængige af hinanden. Derfor skal opgaverne løses i en specifik rækkefølge.
• Holdmedlemmer arbejder på flere projekter ad gangen, og du skal håndtere deres arbejdsbyrde.
• Du ved cirka, hvor lang tid hver opgave bør tage eller kan tage at løse.

Gantt-kortets oprindelse

Metoden til Gantt-kortet blev for første gang præsenteret i bogen “Work, Wages and Profit” i 1916. Bogen er skrevet af Henry Laurence Gantt (1861-1919), som var ingeniør og managementkonsulent.